Efektywne zarządzanie czasem jest szczególnie ważne, ponieważ pozwala na zachowanie balansu między odpoczynkiem i pracą, przy założeniu pełnej efektywności. W dobie pędzącego świata często trudno znaleźć chwilę na codzienne przyjemności. Musisz jednak wiedzieć, że istnieją sposoby dzięki, którym będziesz w stanie wykonać swoje zadania lepiej i szybciej. W efekcie czego będziesz mógł pozwolić sobie na chwilę dla siebie. Brzmi cudownie, prawda? Wystarczy, że zastosujesz kilka istotnych zasad.
Zasada Pareto 80/20
Jedną z nich jest wyznaczenie zadań priorytetowych. Należy określić, które zadania są dla Ciebie szczególnie ważne i jakie przyniosą efekty. W tym celu możesz zastosować zasadę 80/20. Zadania, których rola jest drugorzędna, mimo że poświęcimy im 80%, przyniosą nam 20% rezultatu. Inne natomiast, mogą przynieść nam, przy założeniu poświęcenia im 20% czasu, 80% rezultatu. Dlatego też to właśnie na nich powinniśmy skupić naszą uwagę, aby osiągnąć jak najlepsze rezultaty i poprawić skuteczne zarządzanie naszym czasem. Skup się na zadaniach, których wykonanie może być nieco trudniejsze. Przyniosą ci wysoki rezultat, dzięki temu w krótszym czasie osiągniesz 80% zamierzonego celu. Do takich zadań może należeć np. wykonanie ważnego projektu, nauka do bardzo istotnego sprawdzianu lub naprawa samochodu.
Czym jest rutyna i jaki wpływ ma skuteczne zarządzanie czasem?
W kontekście wykonywanych zadań bardzo istotna jest rutyna, czyli ciąg zadań, które wykonujemy każdego dnia. Ma ona na celu przygotować nasz organizm do kolejnych aktywności. Rutyna wyznacza nam czas pracy oraz odpoczynku. Pozwala na systematyczne i skuteczne planowanie określonych sekwencji zadań, które są niezbędne do wykonania. Rutyną możemy określić poranny trening, spacer z psem, naukę angielskiego lub zjedzenie pełnowartościowego posiłku. Prawidłowe zarządzanie czasem nie jest możliwe bez odpowiednio zaplanowanej rutyny.
Dobre i złe nawyki, czym są, w jaki spobób wpływają na zarządzanie czasem i w jaki sposób można je kształtować?
Rutyna jest elementem, który składa się z szeregu dobrych, ale też złych nawyków. Przyczyny złych nawyków szukać możemy już na etapie wczesnego dzieciństwa. To tam nabyliśmy takie umiejętności jak organizacja czasu wolnego czy zachowanie porządku w naszym otoczeniu. Pamiętasz poranne czynności, które wykonywała z Tobą mama? W tamtym czasie mogło to być zarówno mycie zębów, jak i granie do 23 na komputerze. Podczas cyklu rozwoju każdy człowiek nabywa kolejne pozytywne przyzwyczajenia, takie jak codzienna toaleta czy poświęcanie odpowiedniej ilości czasu na edukację. Negatywne nawyki, podobnie jak pozytywne stają się z czasem niezauważalne, wchodzą w skład naszej rutyny, skutkując brakiem zorganizowania lub nadmiernym rozkojarzeniem.
Rozpraszacze, czyli wpływ mediów na naszą koncentrację
Elementami, które mocno łączą się z pojęciem złych nawyków, są rozpraszacze. Do grupy najpopularniejszych rozpraszaczy należą urządzenia mobilne oraz powiadomienia, którymi jesteśmy bombardowani każdego dnia. Aby skutecznie zarządzać czasem, należy zminimalizować ich działanie. Do tego celu możesz użyć specjalnie zaprojektowanych aplikacji. Aplikacje te uniemożliwiają korzystanie z mediów społecznościowych oraz otrzymywanie komunikatów, w konkretnie ustalonym czasie. Obecnie bardzo łatwo ulec manipulacjom mediów, wciągnąć się w wir powiadomień, spędzając godziny w wirtualnej rzeczywistości. Zapewne często zastanawiasz się, co tak właściwie zrobiłeś konkretnego dnia, dlaczego zajęło Ci to tyle czasu. Odpowiedź jest prosta, kilkuminutowy filmik zamienił się w komedię romantyczną a ta w przeglądaną godzinami sesję na instagramie. Rozpraszacze poprzez szereg wysyłanych powiadomień skutecznie odciągają naszą uwagę. Minuty stają się godzinami, a czas, który mogliśmy poświęcić na wykonanie zadania kurczy się. Dlatego tak ważne jest maksymalne wyeliminowanie rozpraszaczy z naszego życia.
Prokrastynacja – lęk przed podjęciem odpowiedzialności
Kolejnym krokiem jest skupienie się, na tym, co hamuje nas przed wykonaniem konkretnych zadań. Zjawisko, które uniemożliwia nam wykonanie trudnych aktywności, to prokrastynacja. Spowodowane jest nadmiernym perfekcjonizmem, lękiem przed porażką, w efekcie czego następuje niechęć do podjęcia aktywności oraz jej odroczenie w czasie. Objawiać się może poprzez odkładanie bardzo istotnych zadań na dalszy plan w celu ucieczki przed podjęciem odpowiedzialności. Z prokrastynacją spotkaliśmy się już jako dzieci, wykonując szereg mało istotnych obowiązków, by uciec od nauki do istotnego sprawdzianu. Lęk przed podjęciem się trudnych zadań jest bardzo powszechny i występuje na każdym etapie życia. Zastanów się jak często spotykasz się z prokrastynacją, a może towarzyszy Ci obecnie? Nie bój się, nie jesteś jedyny, prokrastynacja dotyka mnóstwo osób, w różnym wieku. Będąc dzieckiem zapewne nie zdawałeś sobie sprawy czym jest i jak ją pokonać. Natomiast teraz, gdy już jesteś tego świadom, zastanów się jakie kroki możesz podjąć by jej zapobiec.
Jak zapobiec prokrastynacji i stanąć na wysokości zadania ?
Aby skutecznie zarządzać czasem oraz zapobiegać prokrastynacji, należy sporządzić listę priorytetów, których wykonanie będzie kluczowe dla powodzenia naszej pracy. Istotne jest, by zauważać i doceniać własne postępy, tym samym motywując się do działania. Ważnym elementem, który możemy wykorzystać w codziennej pracy, jest metoda Pomodoro. Polega na tworzeniu krótkich przerw po 25 min czasie aktywnej pracy. Dzięki chwili odpoczynku nawet najtrudniejsze zadania staną się mniej skomplikowane. Spróbuj zastanowić się czego tak naprawdę się boisz i dlaczego. Wypisz swoje mocne strony, które mogłyby pomóc Ci w wykonaniu zadania. Nie obwiniaj się, daj sobie czas. Pamiętaj, że aby zniwelować wpływ jakiegoś zjawiska na nasze życie bardzo istotne jest jego powolne przepracowanie. Nie bój się porażek, to one zaprowadzą Cię do celu.
Pamiętajmy, że skuteczne zarządzanie czasem to wykorzystać mądrze i w sposób efektywny cieszyć się zasłużonym odpoczynkiem, gdyż jest on kluczem do osiągnięcia jeszcze lepszych rezultatów. Aby jeszcze efektywniej zarządzać swoim czasem, sporządź listę zadań w oparciu o powyższe punkty. Pamiętaj o zastosowaniu zasady 80/20 i sprawdź czy i u ciebie sprawdza się metoda Pomodoro.
Marzysz o odpoczynku? Sprawdź, jak prawidłowo przygotować się do zimowej wyprawy w góry: https://www.gorlice.info.pl/2021/02/22/jak-spakowac-plecak-w-gory-zima-wybierz-odpowiedni-model-i-wyposazenie/
